Jakarta –
Alat kecerdasan buatan atau AI seperti ChatGPT, Claude, dan Gemini dapat membantu Anda mengelola data, tim, dan proses pengambilan keputusan.
Penggunaan AI akan membantu manajer mendapatkan wawasan yang lebih cepat dan akurat, yang akan membantu mereka membuat perubahan cepat dan meningkatkan kinerja tim.
Berikut adalah 10 tips menggunakan AI dalam pekerjaan sehari-hari untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan bisnis, mulai dari menjawab pertanyaan sulit dari atas ke bawah hingga membuat penawaran khusus, yang disarankan oleh RevoU for Business.1. Jawab pertanyaan sulit dari orang dewasa
Sebagai seorang manajer, Anda sering menghadapi pertanyaan yang memerlukan jawaban cepat, jelas, dan informatif. AI dapat membantu Anda memberikan jawaban yang mendetail dan berguna.
Hal ini sangat penting ketika Anda perlu memberikan informasi tentang suatu proyek, menjelaskan ide bisnis, atau membuat rekomendasi berdasarkan data yang kompleks.
Metode:
● Salin pertanyaan/jawaban pemberi kerja ke alat AI. ● Berikan detail AI tentang siapa Anda, peran Anda, dan situasi/masalah yang dihadapi. Semakin spesifik topiknya, semakin baik jawabannya. AI akan memberikan beberapa saran kepada AI tentang cara terbaik untuk menjawab pertanyaan/jawaban perusahaan Anda. AI dapat memberikan jawaban berdasarkan data opsional yang dapat Anda pilih atau edit.
Misalnya, manajer bertanya, “Mengapa proyek A lambat? Apa yang menghambat tim dan apa yang dapat kami lakukan untuk mempercepat prosesnya?”
Contoh pemberitahuan:
Bertindak sebagai manajer proyek di perusahaan teknologi yang mengelola proyek A, yang tertunda karena masalah koordinasi, gangguan pengujian, dan keterbatasan proyek yang diizinkan untuk digunakan. Tugas Anda adalah menjelaskan penyebab keterlambatan kepada supervisor Anda dan menyarankan tindakan perbaikan untuk menyelesaikan proyek.
Berikan 3 cara untuk menjawab pertanyaan berikut dari manajer saya: “Mengapa proyek A lambat? Apa yang menghambat tim dan bagaimana kita dapat mempercepat prosesnya?” 2. Membantu memantau dan mengoptimalkan strategi tim
Pemimpin perlu menyesuaikan strategi bisnis dalam tim berdasarkan perubahan bisnis dan perkembangan informasi. Hal ini menjadi lebih penting lagi bila proyek tidak mengikuti jadwal.
Menggunakan AI untuk menganalisis situasi saat ini dengan cepat dan mendalam dapat membantu Anda memahami bisnis dan perilaku, serta memberikan saran yang jelas mengenai langkah-langkah yang perlu Anda ambil.
Metode:
● Masukkan informasi tentang proyek, jadwal, dan status terkini ke dalam alat AI. Mulailah dengan memberikan informasi mengenai proyek, waktu yang direncanakan, dan kondisi seperti masalah penggunaan, koordinasi, dll. Minta AI untuk bertindak sebagai pakar bisnis dengan pengetahuan operasional yang sama dengan Anda untuk membantu memecahkan masalah dan memecahnya menjadi laporan yang terperinci dan dapat ditindaklanjuti.
Contoh pemberitahuan:
Bertindak sebagai konsultan pemasaran berpengalaman yang berspesialisasi dalam membantu perusahaan akademis mengembangkan strategi pemasaran mereka. Perusahaan sedang mengembangkan produk baru, namun persaingan menghadapi masalah, termasuk pengeluaran berlebihan untuk iklan berbayar, partisipasi sosial, dan keterlambatan pengiriman produk selama 7 hari.
Saya telah melampirkan ringkasan proyek, jadwal, dan status terkini di Buku PDF.
Berikan langkah-langkah rinci untuk kembali, dengan rekomendasi untuk meningkatkan lalu lintas dan meningkatkan keterlibatan di platform media sosial 3. Membantu mengawasi dan menulis tinjauan kinerja
Di banyak perusahaan, tinjauan kinerja merupakan bagian penting dari manajemen tim dan pengembangan pribadi. Sebagai seorang pemimpin, Anda harus memastikan bahwa respon yang diterima positif dan tepat (menurut Radical Candor).
Di sinilah AI bisa membantu menulis review yang lebih baik dan obyektif, baik review ke bawah (untuk bawahan), ke atas (untuk super), maupun review rekan (rekan kerja), semuanya harus berbeda.
Metode:
● Mengumpulkan data tentang kinerja tim, seperti metrik proyek atau kinerja individu. ● Meminta AI untuk menganalisis data dan memberikan wawasan tentang topik yang perlu dibahas dalam tinjauan kinerja. Misalnya ada bidang yang perlu dikembangkan atau prestasi yang perlu dipenuhi seperti pola, kata-kata, atau saran untuk berkreasi. dan tujuan.
Contoh pemberitahuan:
Menjadi peninjau kinerja profesional. Berdasarkan rekomendasi yang diberikan, sarankan cara untuk mengembangkan dan memberikan dukungan tambahan untuk menyampaikan tinjauan kinerja kepada karyawan saya.
Ulasan menunjukkan dedikasi terhadap pengembangan produk, namun juga menunjukkan penundaan dalam pengujian dan rilis karena masalah manajemen waktu.
Berikut salinan tinjauan kinerja saya saat ini: [Tambahkan versi saat ini] Harap tinjau komentar untuk kejelasan tentang pencapaian dan area yang perlu ditingkatkan, tidak, itu sangat penting. Pastikan bahwa rekomendasi didasarkan pada data, dikoreksi, ditunjukkan, dan terfokus pada perbaikan di masa depan, mendorong anggota untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan 4. Buatlah proyek secara singkat
Saat Anda memiliki proyek baru, membuat proyek singkat biasanya membutuhkan waktu. Sebagai seorang pemimpin, Anda harus memastikan bahwa seluruh elemen penting (tujuan, strategi, dan tenggat waktu) dipahami dengan baik sehingga tim dapat bergerak cepat dengan pasti dan jelas.
Dengan menggunakan AI, Anda dapat mempercepat pembuatan konten pendek sekaligus memastikan semua faktor penting dipertimbangkan dengan baik. Formulir singkat ini dapat digunakan secara langsung untuk menyelaraskan dengan manajer dan mitra.
Metode:
● Memberikan rincian kepada AI tentang tujuan proyek, tujuan bisnis yang ingin dicapai dan tantangan dalam proyek tersebut ● Meminta AI untuk memecah proyek menjadi instruksi pertama yang Menyertakan rincian penting seperti tujuan, strategi, garis waktu, dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah ● Sesuaikan ringkasan dengan informasi penting tambahan, dan distribusikan ke tim kerja.
Contoh pemberitahuan:
Bertindak sebagai ahli dalam manajemen proyek dan pengembangan produk. Saya memiliki proyek untuk mendapatkan 10.000 pelanggan dalam 6 bulan pertama menggunakan produk baru kami.
Berdasarkan rincian yang diberikan, buatlah proyek singkat untuk produk baru, yang meliputi: sasaran proyek (misalnya 10.000 pelanggan dalam 6 bulan pertama) strategi untuk mencapai sasaran tersebut, menentukan keterbatasan sumber daya dan koordinasi kerja (pemasaran, desain, teknologi ) Tetapkan prioritas dan tentukan tanggung jawab untuk setiap departemen (pemasaran, pembuatan, produksi lag copy) risiko-risiko utama dan strategi mitigasinya.
Pastikan konten disiapkan untuk koordinasi dengan manajer dan mitra. Beri tahu saya jika ada situasi yang Anda ingin saya jelaskan 5. Dapatkan umpan balik instan dari Tim Info
Tentu saja Anda sering mendapatkan informasi yang berbeda dari kelompok yang berbeda, dalam format yang berbeda. Memproses informasi ini secara manual dapat memakan waktu dan mengurangi pengambilan keputusan.
Anda dapat menggunakan AI untuk membantu memproses data dalam jumlah besar dari berbagai sumber dan memberikan wawasan yang relevan secara real-time, sehingga Anda dapat bertindak lebih cepat, berdasarkan data, dan mengambil keputusan yang lebih baik.
Metode:
● Kumpulkan data dari berbagai kelompok. Pastikan data dalam bentuk yang dapat diproses oleh AI (misalnya dalam spreadsheet, PDF, docs) Gunakan AI untuk mengolah data dan memberikan informasi pada data teks penting dan pemahaman informasi yang ada berdasarkan informasi tersebut, tanyakan. AI memberikan wawasan yang dapat segera digunakan.
Contoh pemberitahuan:
Tindak lanjuti analisis data bisnis. Berdasarkan data kinerja dari iklan berbayar, metrik media sosial, dan survei umpan balik pelanggan, tinjau data untuk mengidentifikasi wawasan penting. Fokus pada metrik yang paling relevan untuk memahami kinerja kompetitif.
Berdasarkan analisis ini, berikan rekomendasi untuk meningkatkan kampanye bulan depan, termasuk penyesuaian iklan berbayar, media sosial, dan manajemen pelanggan 6. Buat kerangka kerja untuk Sesi 1 lawan 1 dengan tim
Manajer sering kali mengadakan pertemuan 1 lawan 1 untuk mengevaluasi kinerja individu atau mendiskusikan proyek. Namun, untuk memastikan bahwa setiap pertemuan efektif dan bermanfaat bagi kedua belah pihak, penting bagi para Pemimpin untuk memiliki batasan yang jelas dan konstruktif.
AI dapat membantu membangun kerangka kerja ini secara efektif, serta memungkinkan sesi 1-on-1 tidak hanya berfokus pada pengukuran kinerja, namun juga memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada dan membuat tim pengembangan bekerja sesuai tujuan perusahaan.
Metode:
● Memberikan informasi kepada AI mengenai permasalahan yang dihadapi anggota tim. Misalnya dalam penyelesaian tugas, kesulitan bekerja dengan tim lain, atau manajemen waktu Minta AI untuk membuat dasar pertemuan 1-on-1 yang mencakup pertanyaan spesifik untuk menemukan akar permasalahan dan solusi, yang dapat membantu para pemimpin dan tim. menyelesaikan. Sepakati apa yang perlu diperbaiki.
Contoh pemberitahuan:
Jadilah pelatih. Berdasarkan konten pertemuan 1 lawan 1 dengan anggota yang memiliki tantangan manajemen waktu, gangguan bisnis, dan masalah komunikasi, buatlah proses konferensi, termasuk:
● Pertanyaan khusus untuk mengeksplorasi tantangan pemangku kepentingan secara mendalam Pertanyaan untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah manajemen waktu, gangguan bisnis, dan kesulitan komunikasi. Rekomendasi untuk menyelesaikan masalah ini, serta ide untuk meningkatkan pengembangan kerja mereka untuk tujuan tim dan perusahaan.
Pastikan kerangka kerja dirancang untuk rapat yang efektif dan efisien. 7. Ubah catatan rapat menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti
Rapat sering kali menghasilkan ide dan diskusi yang berguna, namun terkadang sulit untuk mengubahnya menjadi tindakan yang terfokus dan terorganisir. Pemimpin harus memastikan bahwa seluruh keputusan dan ide yang dibahas dalam rapat dapat menjadi langkah konkrit yang dapat diambil oleh tim.
Dengan bantuan AI, Anda dapat mengubah obrolan teks menjadi daftar dengan lebih jelas, andal, dan lebih cepat.
Metode:
● Menyalin atau mengirim percakapan yang dihasilkan (yang dapat berupa teks, catatan, atau menit) ke alat AI. ● Menggunakan AI untuk mencatat poin-poin penting dan mengubahnya menjadi daftar yang telah ditentukan sebelumnya dengan permintaan untuk menunjukkan waktu dan ruang lingkup pekerjaan Tentukan tenggat waktu dan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas.
Contoh pemberitahuan:
Bertindak sebagai manajer proyek. Berdasarkan dokumen di forum yang saya lampirkan, untuk lebih jelasnya, daftar pekerjaan dibagi berdasarkan kepentingannya (urgensi dan prioritas).
Untuk setiap tugas, sertakan: Jadwal dan sumber daya yang diperlukan Tim yang ditugaskan untuk menyelesaikan tugas Jadwalkan penyelesaian.
Pastikan kantor terorganisir dan siap untuk pekerjaan segera oleh tim 8. Memecahkan masalah pasien
Dalam setiap kelompok, ada kalanya terjadi perselisihan antar pasangan. Sebagai seorang pemimpin, mengidentifikasi dan memecahkan masalah tim sangat penting untuk menjaga produktivitas dan kesejahteraan tim.
AI dapat digunakan sebagai penasihat yang membantu menganalisis situasi dan memberikan rekomendasi berdasarkan berbagai teknik manajemen yang terbukti efektif.
Metode:
● Memberikan detail kepada AI tentang peristiwa dan interaksi spesifik yang terjadi antar anggota tim. Misalnya kesulitan komunikasi, stres dalam mengambil keputusan, atau perbedaan pendapat dalam menyelesaikan tugas. Anda dapat mendeskripsikan situasinya tanpa menyebutkan nama anggota tertentu, meminta AI menganalisis akar masalah dan merekomendasikan solusi berdasarkan berbagai kontrol (misalnya, Model GRIP, kerangka kerja Lencioni, dll.).
Contoh pemberitahuan:
Jadilah konsultan dinamika tim. Kini, ketegangan antara kedua kelompok bisnis akibat miskomunikasi selama setahun terakhir mulai mereda.
Ketika situasinya sudah ditentukan, gunakan bantuan teknis (seperti Model Pegangan) untuk menyelesaikan perbedaan dan meningkatkan bisnis, pemikiran, dan pengembangan. Komunikasi tanpa stres tambahan.
Memastikan bahwa solusi tersebut akan membantu tim menjadi lebih harmonis dan efektif.9. Buat rencana induk
Faktanya, setiap program mencakup banyak pemangku kepentingan, harapan, dan kekhawatiran yang berbeda. Oleh karena itu, kemitraan yang jelas.
Dengan menggunakan AI, manajer dapat dengan mudah memetakan, memahami emosi mereka, dan membuat strategi komunikasi yang lebih baik untuk setiap kelompok peserta.
Metode:
● Kumpulkan informasi tentang proyek seperti tanggung jawab, tujuan proyek, kekhawatiran, dll. ● Masukkan data yang dikumpulkan ke dalam alat AI dan buat laporan bahwa orang-orang yang sudah mengalami guncangan dan pertumbuhan di setiap kelompok komunikasi.
Pengingat model:
Bertindak sebagai seorang profesional manajemen. Saya telah melampirkan semua profil dan program yang tertarik. Berdasarkan konten terlampir, buat rencana manajemen keterlibatan yang mencakup:
Undang-undang mendefinisikan orang-orang dan laporan tentang orang-orang yang terlibat, cara, uang, uang.
Urusan keamanan dan kerjasama kerjasama.10. Buat laporan khusus bisnis
Sebagai pemimpin, ada kalanya Anda perlu menyampaikan sesuatu sebagai ucapan terima kasih dalam waktu yang sangat singkat. AI dapat membantu Anda menganalisis bisnis dan pola serta data yang ada dalam prosesnya, yang juga memerlukan proses pengambilan keputusan jangka panjang.
Metode:
● Memasukkan Data Industri Umum atau Tren Laporan Pasar Saat Ini, dan Strategi AI atau presentasi kepada tim senior atau manajemen.
Pengingat model:
Tindak lanjuti dengan analisis bisnis. Saya menghubungkan informasi dan kegiatan dalam bisnis dengan pendidikan.
Berdasarkan informasi yang diberikan, pembuatan laporan analisis bisnis untuk kajian bisnis meliputi:
● Hukum Saat Ini dan Perspektif Studi, termasuk penciptaan potensi keberagaman.
Pastikan laporan jelas, efektif, dan sesuai untuk diskusi dengan manajer. Video “Video: Pentingnya Pembelajaran AI untuk Adaptasi Pekerjaan di Era Digital” (RNS/RNS)